ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PODRÁ UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO PODRÁ ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LEA ESTE AVISO DETENIDAMENTE.
Se le envía este Aviso de Privacidad porque es una exigencia de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA), la Parte 164 del Título 45 del Código de Reglamentaciones Federales (Code of Federal Regulations, CFR), la normativa federal sobre la confidencialidad de los registros de pacientes por abuso de alcohol y drogas establecida en la Parte 2 del Título 42 del CFR (la “Parte 2”) y de la legislación del estado de New Jersey, conforme con lo previsto en la Ley de Servicios de Salud Mental Comunitarios (Community Mental Health Services Act), artículos 10:37-1.1 y siguientes del Código Administrativo de New Jersey (New Jersey Administrative Code, N.J.A.C.). Este Aviso de Privacidad describe cómo NewBridge Services, Inc., sus empleados, agentes y proveedores de atención médica podrán usar y divulgar su Información Médica Protegida para llevar a cabo operaciones de tratamiento, pago o atención médica y para otros fines que permita o exija la ley. Además describe nuestras políticas con respecto al mantenimiento de la confidencialidad de la Información Médica Protegida y cómo usted podrá acceder a su Información Médica Protegida y controlarla en determinados casos.
Se entiende por “Información Médica Protegida” toda información médica escrita o verbal sobre usted, o información que se puede usar para identificarlo, o la información que crea o recibe su proveedor de atención médica y que se puede relacionar con su estado de salud física o mental pasado, presente o futuro. NewBridge Services, Inc. (en adelante, “NewBridge”), sus proveedores afiliados y su personal podrán usar y divulgar su Información Médica Protegida para los fines de proporcionar tratamiento, obtener el pago de los tratamientos y para determinados fines administrativos y otros propósitos. Su Información Médica Protegida solo se podrá utilizar para estos propósitos limitados, a menos que NewBridge obtenga su autorización o que de otro modo la normativa de privacidad de la HIPAA, la Parte 2 u otra ley estatal aplicable permitan o exijan el uso o la divulgación.
NewBridge se rige por la HIPAA así como por la Parte 2 y otras leyes del estado que restringen cómo podemos usar y divulgar su Información Médica Protegida. La Parte 2 y las leyes del estado además restringen cómo podemos usar y divulgar determinada información sobre alcohol y drogas así como la información de salud mental. Por lo tanto, en general, podremos usar o divulgar Información Médica Protegida solo cuando (1) usted nos otorgue su autorización por escrito en un formulario que cumpla con la HIPAA, la Parte 2 u otra ley del estado; o (2) exista una excepción, tal como se describe en este Aviso, como por ejemplo, una orden judicial o una emergencia médica.
La información que lo identifica directa o indirectamente a usted o a cualquier persona que en la actualidad recibe o en el pasado haya recibido servicios de NewBridge se trata con carácter confidencial y solo se puede divulgar conforme lo permita la ley y conforme se describe en este Aviso.
Asimismo, tenemos la obligación de obtener su autorización específica por escrito antes de usar y divulgar las notas de psicoterapia que mantenemos, salvo que esté de otro modo permitido por ley. Debemos obtener su autorización específica por escrito para los usos o las divulgaciones que hagamos con fines de marketing o cuando recibamos algún tipo de contraprestación (algo de valor) a cambio de la divulgación de su Información Médica Protegida, salvo que esté de otro modo permitido por ley.
Usted tiene el derecho de rehusarse a otorgar su autorización para el uso o la divulgación de su Información Médica Protegida. Salvo en la medida en que hayamos actuado basándonos en una autorización previa que recibimos de usted, usted podrá revocar su autorización en cualquier momento enviando una declaración de revocación por escrito al responsable de Privacidad que se identifica en este Aviso.
En determinadas circunstancias, podremos divulgar su Información Médica Protegida a otra persona o entidad sin antes obtener su autorización para tal fin. En general, solo lo haremos de la forma en que se describe en este Aviso a continuación. Sin embargo, en determinadas circunstancias, es posible que le solicitemos su autorización para estos tipos de divulgaciones, cuando la ley nos lo exija.
En determinadas circunstancias de emergencia, NewBridge podrá ejercer su juicio profesional para divulgar información a personal médico de emergencia con el fin de tratar una afección que presenta una amenaza inmediata para su salud o la salud de cualquier persona y que requiere intervención médica inmediata. NewBridge podrá divulgar únicamente la información que sea directamente relevante para la emergencia en cuestión. Asimismo, es posible que la ley nos autorice a divulgar información en situaciones de emergencia bajo otras circunstancias determinadas.
La ley autoriza o exige que NewBridge divulgue Información Médica Protegida en muchas circunstancias. Siempre cumpliremos con las leyes y reglamentaciones aplicables al divulgar Información Médica Protegida.
Se podrá divulgar información sin la autorización del consumidor en las siguientes circunstancias:
NewBridge también podrá usar y divulgar su Información Médica Protegida en otras circunstancias determinadas cuando lo permita la ley.
Cuando NewBridge divulgue su Información Médica Protegida, la información y los registros que se divulguen a terceros se limitarán a la información que sea relevante y necesaria a los fines de la divulgación, excepto que usted lo autorice o que lo permita o exija la ley. Mantenemos todas las solicitudes realizadas con respecto a su Información Médica Protegida y las autorizaciones para liberar registros en su expediente. Las acciones que realice NewBridge en respuesta a estas solicitudes se registran en su expediente.
Si usted autoriza la divulgación de sus registros, se le informará sobre su derecho, conforme con la Sección IV. (A) de este Aviso y con el artículo 10:37-6.79 (a)4 de la Ley de Servicios de Salud Mental Comunitarios de New Jersey, de inspeccionar el material (p. ej., ver la información divulgada).
La información divulgada se limitará a la información generada por NewBridge. No obstante, NewBridge deberá detallar las fuentes de la información no divulgada contenida en un expediente cuando usted realice una solicitud formal.
NewBridge Services, Inc. podrá usar su Información Médica Protegida para tratamiento, pago y operaciones de atención médica, conforme se encuentre permitido por la HIPPA, la Parte 2 y otras leyes federales y estatales aplicables.
En general, NewBridge podrá usar su Información Médica Protegida para proporcionarle tratamiento y servicios relacionados. NewBridge registrará su nombre, su diagnóstico y otra información con el fin de determinar el mejor curso de tratamiento para usted. Podría ser necesario que otro personal de NewBridge Services conozca esta información con el objeto de proporcionarle el tratamiento adecuado. Podría ser necesario que los miembros del equipo de tratamiento documenten sus acciones y observaciones en su historia clínica. Por lo general, NewBridge solicitará su autorización por escrito antes de divulgar cualquier información a un proveedor de atención médica externo, salvo en una emergencia, tal como se describe en la Sección III. (A), y en otras situaciones que autorice la ley.
NewBridge podrá usar su Información Médica Protegida para coordinar y obtener el pago por los servicios que le proporcionamos. Sin embargo, por lo general, necesitaremos su autorización antes de divulgar su Información Médica Protegida a terceros para las actividades de pago, como por ejemplo, divulgaciones para generar un reclamo y obtener un pago de su compañía de seguro médico, de su plan HMO o de otra compañía que se ocupe o pague el costo de la totalidad o parte de su atención médica (el “pagador”) o para verificar que el pagador pague por la atención médica.
NewBridge podrá usar su Información Médica Protegida para planificación y administración interna y para actividades destinadas a mejorar la calidad y la relación costo-rendimiento de la atención que le brindamos. Por ejemplo, podremos usar su Información Médica Protegida para evaluar la calidad y la competencia de nuestro personal. Por lo general, NewBridge solicitará su autorización por escrito antes de divulgar cualquier información a otro proveedor de atención médica o a otra entidad para las operaciones de atención médica. También podremos usar su Información Médica Protegida para enviarle información educativa o boletines informativos sobre las operaciones y los servicios de NewBridge con el fin de mantenerlo informado.
Con su permiso expreso, cuando lo juzguemos oportuno, podremos contactarlo por teléfono, correo electrónico o correo postal para solicitarle donaciones destinadas a apoyar las actividades y los servicios de NewBridge. Usted tiene el derecho de optar por no recibir estas comunicaciones, que podrá ejercer en cualquier momento.
Podrá inspeccionar y obtener una copia de su Información Médica Protegida que se encuentra en su expediente en tanto NewBridge mantenga esa Información Médica Protegida. Si mantenemos su Información Médica Protegida en un conjunto de registros electrónicos designado, también podría tener derecho a recibir copias de dicha Información Médica Protegida en formato electrónico. Sin embargo, en virtud de la legislación federal, usted no puede inspeccionar ni copiar los siguientes registros: información recopilada en espera de una acción o un procedimiento civil, penal o administrativo, o para uso en dicho procedimiento, e Información Médica Protegida que está sujeta a una ley que prohíbe el acceso a la Información Médica Protegida. Según las circunstancias, es posible que tenga el derecho de que se revise la decisión de denegar el acceso.
NewBridge podrá denegar su solicitud de inspeccionar o copiar su Información Médica Protegida si, según su juicio profesional, NewBridge determina que el acceso solicitado tiene probabilidades de perjudicar gravemente su tratamiento, poner en peligro su vida/seguridad o la vida/seguridad de otra persona, o de ocasionar un perjuicio significativo a otra persona mencionada en la información. Tiene el derecho de solicitar una revisión de esta decisión.
En el caso de terapia familiar, si los registros correspondientes a todos los participantes se han integrado, ningún familiar tendrá acceso a esos registros, a menos que todos los participantes adultos y los tutores de los participantes menores lo acuerden a través de un formulario de autorización firmado.
Si desea inspeccionar o copiar su información médica, debe enviar una solicitud por escrito al responsable de Privacidad. Si solicita una copia de su información, NewBridge podrá cobrarle un arancel razonable basado en el costo por el valor del copiado, envío por correo postal u otros costos incurridos para cumplir con su solicitud, como el costo de un CD para entregarle una copia electrónica de su Información Médica Protegida. Comuníquese con el responsable de Privacidad si tiene preguntas sobre el acceso a sus registros médicos.
Puede solicitarle a NewBridge que se abstenga de usar o divulgar determinadas partes de su Información Médica Protegida para los fines del tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica.
En su solicitud, debe indicar la restricción específica que solicita y a quién quiere que se aplique la restricción. NewBridge no tiene la obligación de aceptar la restricción que usted solicite, a menos que solicite que se restrinja la divulgación a un plan de salud exclusivamente con fines de pago u operaciones de atención médica con respecto a conceptos o servicios de atención médica que usted le haya pagado a NewBridge por completo de su bolsillo. Si solicita que se restrinjan las divulgaciones a su plan de salud para estos fines, usted será responsable de notificar a sus demás médicos, farmacias y proveedores de atención médica si desea que ellos también restrinjan la divulgación de la misma información a su plan de salud.
NewBridge le notificará si denegamos su solicitud de restricción. Si NewBridge acepta la restricción solicitada, NewBridge no podrá usar ni divulgar su Información Médica Protegida en violación de esa restricción, a menos que fuese necesario para brindar tratamiento de emergencia. En determinadas circunstancias, NewBridge podrá dar por finalizada una restricción que haya aceptado. Puede solicitar una restricción comunicándose con el responsable de Privacidad.
Tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted de determinadas maneras. NewBridge admitirá las solicitudes que sean razonables. En estos casos, NewBridge podrá imponer condiciones solicitándole información sobre cómo se manejará el pago o la especificación de una dirección alternativa u otro método de contacto. NewBridge no le exigirá que brinde una explicación para su solicitud. Las solicitudes deben realizarse por escrito a nuestro responsable de Privacidad.
Puede solicitar que se modifique la Información Médica Protegida en su expediente en un conjunto de registros designado en tanto NewBridge mantenga esta información. En determinados casos, NewBridge podrá denegar su solicitud de modificación. Si NewBridge deniega su solicitud de modificación, usted tendrá el derecho de presentar una declaración de disconformidad ante nosotros. Podremos preparar una refutación de su declaración, y le entregaremos una copia de la refutación. Las solicitudes de modificación deben realizarse por escrito y dirigirse a nuestro responsable de Privacidad. En esta solicitud por escrito, usted además debe brindar un motivo que respalde las modificaciones solicitadas.
Tiene el derecho de solicitar un informe de determinadas divulgaciones de su Información Médica Protegida que haya realizado NewBridge. NewBridge no tiene la obligación de explicar las divulgaciones que usted haya solicitado o las divulgaciones que usted haya aceptado firmando un formulario de autorización, así como otras divulgaciones. La solicitud de informe debe realizarse por escrito a nuestro responsable de Privacidad. En la solicitud, se debe especificar el período de tiempo del informe que se solicita. NewBridge no tiene la obligación de proporcionar un informe de las divulgaciones que se hayan realizado hace más de seis (6) años contados a partir de la fecha en que solicite el informe. NewBridge proporcionará el primer informe que usted solicite durante cualquier período de 12 meses sin cargo. Las solicitudes de informe posteriores podrán estar sujetas al pago de un arancel razonable.
Previa solicitud, NewBridge entregará una copia impresa de este Aviso aunque usted ya haya recibido una copia impresa o electrónica.
NewBridge tiene la obligación legal de mantener la privacidad de su información médica y de proporcionarle este Aviso de Privacidad. NewBridge lo notificará en el caso de que se produzca una violación de su Información Médica Protegida no resguardada, y le informará las medidas que puede tomar para protegerse. NewBridge debe cumplir con los términos de este Aviso. Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este Aviso y de aplicar las disposiciones del nuevo Aviso a toda la Información Médica Protegida que mantengamos en el futuro. Si NewBridge cambia este Aviso, pondremos a disposición copias modificadas en las áreas para clientes y lo publicaremos en Internet en www.newbridge.org.
Las violaciones de la Parte 2 y, potencialmente, de la HIPAA constituyen un delito federal. Usted tiene el derecho de presentar quejas ante NewBridge si considera que sus derechos de privacidad han sido violados siguiendo el procedimiento de reclamación de NewBridge que se encuentra en el folleto que contiene la declaración de derechos del cliente. También puede comunicarse con el responsable de Privacidad verbalmente o por escrito (véase a continuación) o con el secretario de Salud y Servicios Humanos. No será objeto de ningún tipo de represalias por presentar una queja.
La persona de contacto de NewBridge por temas relacionados con su privacidad y sus derechos en virtud de las normas de privacidad federales es el responsable de Privacidad. Puede solicitarse información relativa a cualquiera de los temas cubiertos por este Aviso comunicándose con el responsable de Privacidad escribiendo a NewBridge Services Inc., Atención: Privacy Officer, P.O. Box 336, Pompton Plains, NJ 07444.
Este Aviso entró en vigencia el 14 de abril de 2003 y se modificó el 1.o de mayo de 2017.